En un artículo anterior se habló sobre la formalización de empresas, en donde se mencionaba la formalización de procesos como tarea importante que contribuye al crecimiento ordenado y planeado de las organizaciones. Este artículo continua por la misma vía, hablando de la formalización de procesos, como lograrlo y sus ventajas.
¿Qué es la formalización de procesos?
Cuando hacemos referencia a la formalización de procesos nos referimos a la documentación y estandarización de las actividades que se realizan dentro de la empresa, esto con el objetivo de que los colaboradores dentro de la organización conozcan los procesos que deben llevar a cabo para realizar de manera eficiente y efectiva.
La formalización de procesos consiste principalmente en generar una especie de “instructivo” con respecto a los procesos que existen dentro de la organización, esto tiene el fin de que los colaboradores realicen dichos procesos de manera efectiva
¿Cuáles son las ventajas de la formalización de procesos?
Eficiencia operativa: Al formalizar los procesos las actividades que se deben de realizar son más sencillas de llevar a cabo de manera organizada al mismo tiempo se reduce la posibilidad de errores y retrasos.
Consistencia: La formalización de procesos garantiza que las tareas se puedan realizar de la misma manera sin importar quien la esté realizando esto genera una experiencia de confianza en el cliente, confianza de que lo que espera es lo que recibirá.
Escalabilidad: Cuando una empresa crece es porque tiene procesos exitosos, lo que está haciendo está funcionando por ello es importante poder recrearlos. Al momento de contratar nuevo personal es una ventaja y ahorra tiempo el tener los procesos formalizados ya que los nuevos colaboradores pueden aprender rápidamente los procesos.
Reducción de riesgos: Al tener procedimientos claros es más fácil identificar y abordar problemas antes de que se convierta en una crisis. Cuando una parte del proceso puede estar ocasionando problemas será más fácil identificar en donde se encuentra gracias a la formalización del proceso.
¿Cómo formalizar los procesos?
Ahora que vimos cual es la importancia de formalizar nuestros procesos y como el tener un proceso formalizado nos puede traer grandes ventajas, podemos ver como formalizar los procesos dentro de nuestra organización.
Hay algunos puntos clave a tener en cuenta, los revisamos a continuación:
Análisis:
Lo primero es realizar un análisis sobre el resultado que se busca obtener asi como de las omisiones o errores importantes que se presentan en cada fase, de esta manera nos damos una idea de las acciones que se tienen que seguir para alcanzar el objetivo deseado, es aquí en donde tenemos que tener en cuenta hacia donde vamos con el proceso y cuales son todas aquellas actividades que se tienen que realizar y es importante identificar cual va a ser el orden de realización de cada una de las tareas con el objetivo de optimizar al máximo el proceso.
Diseño:
Es aquí en donde la formalización de procesos toma forma, ya que es en donde se describe a detalle cada una de las tareas a elaborar, se establece el orden de tareas que se debe de seguir considerando la información recabada durante el análisis, el diseño de procesos nos sirve para asegurar que aquellas personas que formen parte del proceso sepan paso a paso cual es el orden de las actividades que se deben realizar al igual que la manera correcta y precisa en la que se deben de realizar. De esta manera los resultados serán más prolijos al finalizar el proceso.
Documentación:
Es importante esta parte de la formalización de procesos, pues es este punto el que sustentará el proceso y nos ayudará a la escalabilidad, pues este punto genera la documentación necesaria que se requerirá a la hora de capacitar a un nuevo integrante, la capacitación se llevará a cabo con la documentación que se realiza de el proceso en el que participará el nuevo integrante del equipo. La documentación debe contener criterios claros que guíen el actuar de quienes ejecutan los procesos, de ser necesario se deben crear controles y formatos que faciliten la adopción de los procesos, de esta manera también se minimizan las omisiones.
Capacitación:
Es común que durante la formalización de procesos, se produzcan cambios algunos mínimos y otros importantes. Para apoyar la adopción del nuevo proceso es importante capacitar a los involucrados, enseñarles todo aquello que deben saber sobre como completar este proceso, es importante no pasar por alto “información demasiado obvia” sino que se debe pensar en que el material de capacitación también deberá ser util para nuevos colaboradores. A la hora de hacer materiales de capacitación se recomienda usar ayudas visuales, gráficas y algunos ejercicios de evaluación.
Implementación:
Es momento de implementar el proceso en las áreas que se ven implicadas y aplicar los cambios necesarios a lo largo de la organización y avisar a todos a partir de cuando tendrán efecto las modificaciones operativas. Partiendo de que los colaboradores ya fueron capacitados para esta nueva tarea ahora es importante recordar lo aprendido en capacitación y recordar la visión con la que este cambio fue implementado, asi como el valor de respetar el nuevo proceso. Es importante acompañar y dar seguimiento al equipo ya que la incertidumbre y la resistencia al cambio son factores importantes que se van a tomar en cuenta.
Medición y mejora continua:
Este paso es fundamental pues es aquí en donde se verán los resultados de la formalización de procesos, pues refleja si es que realmente existe una mejora en cuestión de rentabilidad y eficacia a la hora de llevar a cabo el proceso. Es importante aclarar que para poder identificar la eficacia de la formalización de procesos se tiene que llevar a cabo en un periodo de tiempo, siendo medido y analizado durante este periodo, para identificar cómo se van modificando los resultados, pues al implementar el nuevo funcionamiento del proceso existe un proceso de adaptación. La información será clave para identificar que está funcionando y que no y una vez más iniciar el proceso de análisis para dar inicio al ciclo de mejora continua.
Conclusión
Como podemos ver la formalización de procesos nos trae grandes beneficios, siempre es bueno tener los procesos bajo control y documentados, de esta manera se gana mucho tiempo y es mucho más fácil identificar fallas o mejoras dentro del mismo proceso.
La formalización de procesos es solo un paso más para poder guíar a nuestra organización a los siguientes niveles, muestra el compromiso y la profesionalización con la que se trabaja y aporta credibilidad y formalidad a nuestro trabajo.