La pandemia de COVID-19 nos abrió los ojos ante una situación para la que no estábamos preparados, haciéndonos ver que necesitábamos nuevas formas de trabajo más allá de la oficina. La solución más rápida que se adoptó fue el home office, que hizo su aparición marcando un precedente, pues, a dos años de la pandemia, ha comprobado ser una forma de trabajo eficiente.
Pero no todo ha sido miel sobre hojuelas, pues aun cuando el home office ha ido tomando fuerza, todavía existen muchas empresas que se resisten a optar por esta viable manera de trabajar, quizá por rezago, temor a no obtener los resultados esperados o por no saber cómo comenzar a implementarlo. Pero el home office seguirá existiendo, siendo además algo que algunos candidatos comienzan a consideran a la hora de aceptar una oferta laboral.
Pensando precisamente en esto, hemos considerado necesario el hacer una entrada de blog que le ayude a los tomadores de decisiones y a los colaboradores a considerar la implementación del home office y no morir en el intento.
El home office para tomadores de decisiones
Los tomadores de decisiones de las empresas que están pensando en pasar del trabajo presencial al home office deben de considerar una serie de variables que les permitirán verificar la posibilidad de ejecutar esta acción, a la vez que comenzar la implementación del home office evitando caer en errores. Veamos más a profundidad lo que se debe de tener en cuenta:
¿Es posible el home office?
Es mejor decirlo ahora: el home office no es para todos, no porque no seas posible adaptarse o implementarlo, sino porque las mismas condiciones del trabajo no lo permites, ¿cómo un arquitecto podría trabajar desde casa? Suena difícil pensarlo. Por eso es importante este primer paso, debemos reconocer que quizá el home office no sea universal, sino que (de momento) los sectores que pueden aplicarlo son principalmente:
- Tecnologías de la información
- Educación y capacitación profesional
- Administración
- Ventas y marketing
- Servicio al cliente
Acceso al equipamiento
Si lo anterior no supone problema alguno y tu empresa ve posible la implementación del home office, considera ahora si el acceso a equipos de cómputo, escritorios, espacios adecuados de trabajo y demás es posible para tus colaboradores, además de pensar objetivamente de qué manera puedes aportar a que esto se cumpla.
Políticas de trabajo
Nueva modalidad, nuevas políticas. Recuerda que la creación de políticas no supone que el trabajo desde casa deba de volverse restrictivo, sino que más bien pretenden ayudar a construir un ambiente adecuado de trabajo, evitando problemas y favoreciendo la forma en que se lleva a cabo el home office.
Para crear políticas adecuadas te sugerimos algunos puntos a tener en cuenta:
- Reclutamiento de nuevos candidatos: el home office trae consigo la oportunidad de contratar candidatos que se encuentran fuera del entorno cercano a las oficinas, lo que permite conseguir una mayor cantidad de talentos, pero, ¿cómo debe ser el proceso para reclutarlos? ¿Qué actitudes deben de formar parte de ellos para el trabajo a distancia? ¿Cómo pueden conocer a los colaboradores actuales para que trabajen juntos? Son preguntas a tener en cuenta a nivel reclutamiento y selección.
- Flexibilidad: En este apartado se debe de pensar que tan flexible será el home office, si, por ejemplo, se puede trabajar desde casa todos los días, o solo algunos, o se deben de presentar a la oficina ciertos días, etc.
- Equipamiento: como lo tocábamos anteriormente, equipo como computadoras, teléfonos, escritorios o suministros de oficina y servicios como el internet son excepcionalmente necesarios a la hora de considerar el home office, ¿la empresa aportará algo de esto? ¿Cómo lo hará?
- Ciberseguridad: otro de los temas a tener en cuenta es la ciberseguridad, ¿los colaboradores pueden trabajar en redes públicas? ¿Cuáles serán los medios seguros para compartir información? ¿Se necesitará algún tipo de cifrado?
- Ubicación: ¿Se limitará el lugar de trabajo de los colaboradores? ¿Es obligatorio acondicionar un espacio de trabajo en casa? ¿Pueden hacerlo fuera de casa, en una cafetería o algún otro lugar?
- Comunicación: la comunicación es importante, pues en ella se fundamenta el trabajo colaborativo, sin embargo, el home office puede dificultar el intercambio de información, a la hora de implementar esta modalidad de trabajo debemos de pensar en cómo pueden facilitarse la comunicación, ¿Qué canales se utilizarán? ¿Habrá reuniones virtuales? ¿Cómo se hará más fluida la comunicación?
- Supervisión y resultados: ¿Qué tanta apertura se tendrá para los colaboradores? ¿La supervisión puede ser moderada de alguna manera? ¿Cómo? Además, los resultados deben de ser reportados, ¿con qué periodo? ¿De qué manera?
- Claridad en los objetivos de los colaboradores: desde una perspectiva de trabajo desde casa, ¿Cuáles serán las metas o los objetivos con los que cumplirán los colaboradores? El hacerlo saber de forma clara es una manera de evitar futuros problemas y confusiones.
Quizá dependiendo mucho del contexto del trabajo y cómo se piense implementar el home office, pueden ser de mayor o menor prioridad el tomar en cuenta cada uno de los puntos tocados arriba, por lo que se requiere un análisis para determinarlo.
Consejos de home office para los colaboradores
Ahora, complementemos esta información con algunos consejos para los colaboradores, así, el compromiso no solo se presenta por parte de a quienes les corresponde planear el home office, sino también de quienes estarán realizándolo en mayor medida.
Si eres un colaborador que comienza a trabajar en esta modalidad o que ya ha trabajado desde casa y quiere mejorar la dinámica del home office, debes de tener en cuenta lo siguiente:
- Vístete apropiadamente: sí, estas trabajando desde casa, pero no por ello debes de estar trabajando en pijama. La vestimenta es punto fundamental para motivarte a realizar tus labores.
- Planifica: en la mayoría de casos, el home office implica un mayor nivel de autonomía, por ello, la planificación es importante para saber qué dirección tomará tu día a día, de una buena planificación depende lo productivo que sea tu tiempo frente al monitor.
- Desarrolla la disciplina: el estar trabajando desde casa puede suponer mayor libertad… para estar haciendo cosas no relacionadas al trabajo, por lo que la disciplina debe de estar presente para mantenernos enfocados y saber cuándo es momento de dejar aparte todas aquellas labores que no pertenezcan a nuestras tareas diarias.
- Busca espacios adecuados: pasa como con la pijama, no por estar en casa significa que trabajaras desde la cama o desde un sitio incomodo o inadecuado, lo ideal es que adaptes algún sitio para que puedas trabajar sin distracciones, con buena iluminación, con alcance a todo lo necesario para cumplir tu labor.
- Desconecta: busca que, cuando termines tus labores del día, puedas tener espacios de desconexión, que te permitan separarte de tu trabajo, así tu vida personal no se verá afectada.
- Crea un ritual: no, no nos referimos a nada religioso, el crear un ritual es fundamental para que todos los consejos anteriores se engloben. Por ejemplo, levantarte por las mañanas, preparar café, acomodarte en el espacio de trabajo, realizar tus labores, terminar, apagar el equipo de trabajo, salir del sitio donde trabajas y comenzar a hacer algo más para desconectar. Este tipo de organización crea una rutina, su repetición genera un ritual y con el tiempo tu cuerpo se acostumbrará a identificar cuando es momento para trabajar y cuando para descansar.
- Ten claros los objetivos y compromisos laborales: trabajar desde casa significa asumir una responsabilidad con la empresa y con tu propia persona, pues esta modalidad no significa libertad absoluta para ninguna de las partes, establecer objetivos y compromisos y tenerlos siempre claros es algo que todo colaborador debe tener consciente.
Definitivamente el home office llegó para quedarse y es un proceso al que muchas empresas deberán de acostumbrarse, por lo que esperamos que, a ti, tanto si eres un colaborador como si eres un tomador de decisiones, puedas sacar provecho de esta entrada de blog y comenzar con el pie derecho en el trabajo desde casa.
En esta entrada no hablamos de las ventajas que trae consigo el home office, pero tenemos un episodio en nuestro podcast Culturiza Taltere donde se habla precisamente de esto, puedes consultarlo aquí abajo